บัญชีไม่ตรง เงินหายไปไหน? 5 วิธีตรวจเช็กเบื้องต้นที่คณะกรรมการต้องรู้

Chai Ken
2 วันที่ผ่านมา
ยาว 1 นาที

เมื่อยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับรายงาน หรือรู้สึกว่าการเงินมีพิรุธ อย่าเพิ่งตกใจไปค่ะ ลองใช้ 5 จุดเช็กพอยต์ นี้ตรวจสอบเบื้องต้นก่อน:

1. ตรวจสอบการกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)

จุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุดคือการเอา Bank Statement มาวางคู่กับ สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย ของนิติฯ

เช็กดูว่า: มีรายการเงินโอนเข้าที่บัญชีไม่ได้ลงรับไหม? หรือมีการถอนเงินออกโดยไม่มีใบสำคัญจ่ายประกอบหรือเปล่า?

จุดพิรุธ: ยอดคงเหลือในรายงานประจำเดือนต้อง "ตรงเป๊ะ" กับยอดในสมุดบัญชีธนาคาร ณ วันสิ้นเดือนนั้นๆ

2. สุ่มตรวจ "เงินสดย่อย" (Petty Cash)

เงินสดย่อยคือจุดที่เงิน "รั่วไหล" ได้ง่ายที่สุดเพราะเป็นเงินสดที่ถือไว้ในมือนิติฯ

เช็กดูว่า: ยอดเงินสดที่เหลือจริง + ใบเสร็จที่ยังไม่ได้เบิกคืน = ยอดเงินสดย่อยที่ตั้งไว้หรือไม่?

จุดพิรุธ: มีการนำเงินสดย่อยไปใช้จ่ายเรื่องส่วนตัวก่อนแล้วค่อยเอามาคืนทีหลังหรือไม่? หรือมีใบเสร็จ "เงินสด" ที่ดูไม่สมบูรณ์ (ไม่มีชื่อผู้รับเงิน/วันที่) เยอะผิดปกติไหม?

3. สอบทาน "ลูกหนี้ค่าส่วนกลาง"

บางครั้งเงินไม่ได้หายไปไหน แต่อาจจะมีการ "ลงรับแต่เงินไม่เข้า" หรือ "เงินเข้าแต่ไม่ลงรับ"

เช็กดูว่า: มีรายห้องไหนที่ลูกบ้านยืนยันว่าจ่ายแล้ว (มีสลิป) แต่ในระบบบัญชียังโชว์ว่าค้างชำระ?

จุดพิรุธ: การออกใบเสร็จรับเงินไม่เรียงตามลำดับเลขที่ หรือมีการยกเลิกใบเสร็จ (Void) บ่อยผิดปกติโดยไม่มีเหตุผลสมควร

4. ไล่ดู "ใบสำคัญจ่าย" (Payment Vouchers)

ตรวจสอบว่าทุกการจ่ายเงินมี "หลักฐาน" และ "การอนุมัติ" ที่ถูกต้อง

เช็กดูว่า: ใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือใบเสร็จจากซัพพลายเออร์ เป็นของจริงไหม? มีการเบิกจ่ายซ้ำในรายการเดิมหรือไม่?

จุดพิรุธ: การจ่ายเงินให้กับบุคคลธรรมดาบ่อยๆ โดยไม่มีสัญญาจ้าง หรือยอดเงินจ้างซ่อมแซมที่ดูสูงเกินจริงโดยไม่มีการเปรียบเทียบราคา (Quotation)

5. ตรวจสอบการแบ่งแยกหน้าที่ (Segregation of Duties)

เช็กโครงสร้างการทำงานว่า "คนรับเงิน-คนทำบัญชี-คนถือสมุดเช็ค" เป็นคนคนเดียวกันหรือไม่?

หลักการ: เพื่อความโปร่งใส คนรับเงินสดหน้าเคาน์เตอร์ไม่ควรเป็นคนคนเดียวกับที่บันทึกบัญชี และคนเซ็นเช็คต้องเป็นคณะกรรมการตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้เท่านั้น

สรุปจากใจนักบัญชี:

ปัญหา "บัญชีไม่ตรง" ส่วนใหญ่มักเกิดจาก ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ หรือ ความไม่ชำนาญในการทำบัญชีนิติบุคคลโดยเฉพาะ ซึ่งอาจทำให้เกิดช่องโหว่โดยไม่ได้ตั้งใจ

"ความโปร่งใส เริ่มต้นที่บัญชีที่ถูกต้อง"

หากคุณพบปัญหาเหล่านี้ หรืออยากวางระบบบัญชีให้นิติบุคคลของคุณมีความมาตรฐานและตรวจสอบได้ทุกบาททุกสตางค์... ให้เราช่วยดูแลนะคะ

#รับจัดทำบัญชี #นิติบุคคลอาคารชุด #นิติบุคคลหมุ่บ้านจัดสรร #คอนโด #หมู่บ้าน